2012-01-03
Об английском и переписке или с какой буквы писать слово F... .
В целом — без английского тяжко, ибо простого человеческого мата буржуи не понимают, а уж до смысловых тонкостей перлов навроде двойного утверждения «да конечно» им так же далече как нам до всестороннего вникания в «He's a bit of a Battle-cruiser» или до «marriage» в контексте ремонта двигателей. К тому же, плохо разговаривающих детей считают недоразвитыми, а бекающие и мекающие взрослые вызывают внутреннее отторжение и сомнение в их компетентности.
И вот возникает стандартная ситуация, характерная не только для ИТ и английского, но и для деловой переписки вообще — молодой специалист становится чуть менее молодым и ему доверяют (хруст клавиш в фоне) написание письма с просьбой или вопросом кому-то «на той стороне». И вот он, краса и надежда половины проекта, пишет и, промурыжив всё это дело четыре часа, отсылает... А ответа что-то нету, а и есть, так не прочесть. Ибо чаще всего первые полмиллиона писем содержат либо все, либо хоть одну из стандартных «отморочек» (см. ниже). Редко какую птицу действительно учат в школе или высшем учебном техникуме писать деловые письма, задавать вопросы так, чтобы получать внятные ответы и просто извергать из себя более пяти связных предложений. И уж совсем редчайшие соколы долетают до прочтения книжек-методичек о вкусной и здоровой переписке.
Книг, книжек, статей о том как и что надо писать, какие типичные ошибки, как их избегать и заводить друзей - великое множество есть, горка ссылок приведена в конце. Здесь же хочется в 7,4 слова перечислить то, с чем сталкивался «в живую».
Отморочки:
Нет темы письма. В пылу работы бывает. Хуже когда каждое второе письмо такое. В результате «Входящие» всех людей в переписке забиваются письмами-безымянками и их потомками «На: », «Re: » и «Fwd: ». Пара-тройка таких подборок, и быстро что-то найти, глянув на тему, уже невозможно. Зато вполне вероятно сломать чей-то автофильтр. Главное, чтобы не было другого фильтра, отправляющего безымянки в корзину;
В теле письма вписано find enclosed («всё как учили в той синей книжке»), да вот только никакого прицепа нет, забыли прикрепить. Хотя, если пользоваться почтой от Корпорации Добра и не выпендриваясь писать see attached, то при отправке такого письма выскочит диаложек «А не забыли ли вы чего прицепить, уважаемый?»;
В связи с повышением градуса интимности уже можно писать вместо «Dear Sir» — «Dear Bill» или даже «Hello Billy». Можно-то можно, да вот предательская клавиша не нажалась и вышло «Hell Bil». Мелочь, а человек может не понять;
Письмо написано, но ни «Hello» в начале, ни «Bill», а прямо сразу — стремительным домкратом слова и выражения изливаются на ошарашенного Билли. Пожалейте его, ему ж потом вам отвечать;
Hello bill. Неуважительно как-то. А вдруг он комплексует из-за малого роста, так к нему теперь ещё и со строчной буквы обращаются;
В копии письма(писем) никто не поставлен или поставлены совсем не те люди. Скользкая ситуация. Наличие правильных людей в копии повышает шансы на успех как с письмом, так и при последующем разбирательстве. Неправильные люди в копии могут загубить всё и всех;
Отличное письмо, толково описана проблема, подробнейше выписаны варианты, слог изыскан до жути. Только забыто одно предложение, одна строчка — к чему это всё? Какие действия ожидаются от получателя? Что сделать, кому помочь, причём он тут вообще?
Не письмо — роман. Три страницы убористого шрифта, море деталей, океан пояснений. Смысла только нет, получатель теряется в этом накате слов, в этом сумбуре.
И т.д. и т.п. Читайте книжки, там ещё и не такое написано.
А как можно было бы:
Составьте хороший шаблон письма: с «Dear/Hello» в начале, «Best Regards» и т.д. в конце. А ещё лучше — несколько шаблонов, в зависимости от уровня формальности письма или дня недели;
Перечитывайте письма перед отправкой, стараясь представить себя на месте получателя: всё ли чётко, все ли детали есть, ясно ли, что требуется сделать?
Перечитывая — замечайте ошибки, описки, которые не заметила проверка орфографии (doe вместо does и т.д.);
Хорошо если почтовая система позволяет отменить отправку письма в течение 30-60 секунд. Чтоб было ещё лучше - перечитывайте письма сразу после отправки;
Заведите привычку проверять основные пункты перед отправкой письма: получатели, тема, прицепы, имена. Со временем такая проверка должна стать рефлекторной;
Если проблема сложная, слов много, то смело бейте на части, используйте нумерованные списки, выделение жирным, разбивку на абзацы. Никто никогда даже не попытается вникнуть в смысл «Анны Карениной» набранной в один абзац;
Меньше сложных предложений и слов XIII-го века. Короче фразы, слова из справочника по допросу пленных — и вас поймут с большей вероятностью;
Знайте разницу между «Could you please» и «Can you please». Знайте и пользуйтесь;
Прочитайте в конце концов 2 (две) книжки по деловой переписке. По мере прочтения — используйте!
Ссылки:
Карепина Саша. «Искусство делового письма». Изд. Манн, Иванов и Фербер. http://mann-ivanov-ferber.ru/books/mif/idp/
Emmerson P. «E-mail English». Изд. Macmillan.
